Jeg vil arrangere noe
En aktivitet trenger ikke være stor, dyr eller avansert. Målet er å skape gode møteplasser for medlemmene – og det skal være enkelt å komme fra idé til gjennomført arrangement.
🌱 Én aktivitet er et godt sted å begynne
Dere trenger ikke lage et stort årsprogram. For å oppfylle aktivitetsvilkåret for et tellende lokallag er utgangspunktet minst én reell, medlemsrettet aktivitet i kalenderåret. Andre vilkår for tellende lokallag må også være oppfylt. Et styremøte eller årsmøte erstatter ikke en medlemsaktivitet.
Har dere lyst og kapasitet til mer, er det flott. Men et enkelt treff med noen få barn, unge eller familier kan være en veldig god start.
🔑 Tilgangene dere trenger
Lokallagsleder skal ha fått tilgang til HyperSys og lokallagets Eureka-konto. Eureka-kontoen gir blant annet tilgang til lokallagets e-post, Google Kalender, Google Meet og lagringsplass i Google Disk.
Mangler dere en av disse tilgangene? Send en e-post til post@eurekaevnerik.no, så hjelper vi dere.
🤝 Styret trenger ikke arrangere alt selv
Kanskje finnes det foreldre eller ungdommer i lokallaget som gjerne vil ta initiativ til bowling, spillkveld, vitensenterbesøk eller et lite treff? Det er helt fint at et vanlig medlem planlegger og gjennomfører aktiviteten. Styret legger til rette og bestemmer hvilke midler som kan brukes.
Inviter medlemmene til å bidra
Spør om noen har lyst til å foreslå eller organisere et treff. Det kan være en aktivitet de selv ønsker å delta på med familien.
Avklar idé og enkelt budsjett
Hva, hvor, for hvem og omtrent hva det vil koste. Styret godkjenner aktiviteten og hvilke utgifter lokallaget dekker, før noen bestiller eller legger ut penger.
Fordel oppgavene
Medlemmet kan være kontaktperson og stå for det praktiske. Eureka sentralt kan hjelpe med invitasjoner, påmelding og betaling ved behov.
Gjennomfør og gjør opp utgiftene
Etterpå sender dere inn dokumenterte utlegg eller fakturaer etter lokallagets økonomirutine. Noter gjerne hvor mange som deltok.
Viktig: Styret har fortsatt ansvaret for å godkjenne aktiviteten og bruken av midlene. Det er ikke nødvendig å overføre en «aktivitetskonto» eller et fritt beløp til en privatperson. Godkjente utgifter kan håndteres via faktura eller refusjon av utlegg.
📨 Forslag til melding dere kan sende til medlemmene
Emne: Har du lyst til å arrangere en Eureka-aktivitet?
Hei!
Vi har lyst til å få til flere gode møteplasser for barna, ungdommene og familiene i Eureka [lokallag]. Men det er ikke bare styret som kan finne på noe!
Kunne du tenke deg å ta initiativ til en enkel aktivitet som du og familien din selv har lyst til å være med på? Det kan være bowling, brettspill, et besøk på vitensenter, et turtreff eller noe helt annet.
Lokallaget har midler som kan brukes til godkjente aktiviteter, og styret hjelper med å avklare budsjettet. Eureka sentralt kan også hjelpe med invitasjon og påmelding. Du trenger altså ikke ordne all administrasjonen selv.
Har du en idé, eller bare lyst til å diskutere muligheten? Svar gjerne på denne e-posten!
Hilsen styret i Eureka [lokallag]
Velg det som passer dere
Vi ordner det selv
Passer når dere ønsker å håndtere invitasjon og påmelding lokalt. Under finner dere en enkel steg-for-steg-oppskrift.
Se oppskriften ↓Vi vil gjerne ha hjelp
Har dere en idé, men ønsker minst mulig administrasjon? Send inn det dere vet så langt. Dere trenger ikke ha alt bestemt.
Be om hjelp →Alternativ 1: Dere administrerer arrangementet selv
Til enkle aktiviteter trenger dere ikke mer enn dette.
Bestem hva dere vil gjøre
Avklar det viktigste:
- Hva skal dere gjøre?
- Når og hvor?
- Hvilken alder eller målgruppe passer aktiviteten for?
- Skal foresatte være med?
- Er det begrenset antall plasser?
- Er arrangementet gratis eller skal det være egenandel?
Hvis aktiviteten koster penger, bør lokallagsstyret godkjenne en enkel kostnadsramme før dere bestiller noe. Se gjerne økonomiguiden.
Ikke gjør planleggingen mer omfattende enn aktiviteten krever.
Registrer arrangementet i kalenderen
Legg arrangementet inn i Eurekas arrangementskalender i Tockify. Husk å velge riktig lokallag under «tag».
Inviter medlemmene
Lokallagsleder kan sende e-post direkte til medlemmene i sitt lokallag fra HyperSys. Dere kan også bruke SMS dersom det er nyttig.
📨 Slik sender dere e-post fra HyperSys
- Velg Medlemsliste i venstremenyen.
- Marker medlemmene som skal motta e-posten. Skal meldingen til hele lokallaget, vil dere som regel markere alle.
- Velg Send melding og deretter E-post.
- Velg avsender, skriv emne og legg inn e-postteksten.
- Lim inn ren tekst. Formater teksten inne i HyperSys i stedet for å lime inn formatert tekst fra Word, Google Docs eller lignende.
- Forhåndsvis e-posten og send gjerne en testmelding til deg selv før dere sender til hele medlemslisten.
- Når alt ser riktig ut, trykk Send.
Se også HyperSys' offisielle veiledning for e-postutsending →
Dere kan i tillegg poste arrangementet i relevante Facebook-grupper, men viktig informasjon bør også sendes direkte til medlemmene.
Velg påmelding
Til enkle gratisarrangementer kan dere for eksempel bruke:
- HyperSys
- Google Forms via lokallagets @eurekaevnerik.no-konto
Skal deltakerne betale egenandel? Ta kontakt med Eureka sentralt, så hjelper vi med oppsett i Checkin.
Gjennomfør aktiviteten
Nå kommer den viktigste delen: vær til stede og skap en hyggelig møteplass.
Dere trenger ikke fylle arrangementet med program. For mange familier er det å møte andre medlemmer selve verdien.
Etterpå
Ta vare på kvitteringer og noter gjerne:
- hvor mange som deltok (og antall deltakere under 26 år dersom støtteordningen krever det)
- hva som fungerte godt
- hva dere ville gjort annerledes neste gang
Del gjerne erfaringen i Slack. En aktivitet som fungerer hos dere, kan bli en god idé for et annet lokallag.
Alternativ 2: Be Eureka sentralt om hjelp
Har dere en idé, men ønsker minst mulig administrasjon? Send inn bestillingsskjemaet. Det er helt greit om dato, sted, budsjett eller andre detaljer ikke er avklart ennå.
Dette kan vi hjelpe med
- opprette påmelding
- Checkin og betaling av egenandel
- skrive invitasjonstekst
- sende e-post eller SMS til medlemmene
- registrere arrangementet i kalenderen
- praktiske råd om gjennomføringen
- fakturaer og dokumenterte utlegg etter lokallagets økonomiordning
Dere trenger ikke vite alt
Har dere bare en idé? Det holder.
Skjemaet har også valget: «Vi vet ikke – hjelp oss å finne ut hva vi trenger.»
Send inn ideen →Hvordan får vi folk til å melde seg på?
Flere lokallag opplever at deltakelsen varierer. Det betyr ikke at dere gjør noe galt. Det tar ofte litt tid å finne ut hva som fungerer for medlemmene akkurat der dere bor.
📣 Vær konkret
«Bowling for 9–13-åringer» er lettere å ta stilling til enn «Eureka medlemstreff».
⏰ Send en påminnelse
Mange har tenkt å melde seg på, men glemmer det. En påminnelse før fristen kan ha stor effekt.
🎯 Prøv en tydelig målgruppe
Noen aktiviteter fungerer bedre når aldersgruppen er litt smalere.
🔁 Gjenta det som fungerer
Dere trenger ikke finne opp en ny idé hver gang. Gode aktiviteter kan gjerne bli faste tradisjoner.
💬 Spør deltakerne
Spør gjerne etter arrangementet: «Hva har dere lyst til å gjøre neste gang?»
🤝 Lær av andre lokallag
Bruk Slack. Spør hva andre har prøvd, hva som fungerte og hva de ville gjort annerledes.
«Men det meldte seg bare noen få …»
Ikke vurder automatisk et arrangement som mislykket fordi gruppen ble liten.
For et barn eller en ungdom som møter én eller to andre de virkelig finner tonen med, kan et lite arrangement være svært verdifullt.
Gjennomfør gjerne med få deltakere dersom aktiviteten fortsatt fungerer godt.
Det viktigste er at noe faktisk blir gjennomført
En enkel aktivitet med noen få familier er bedre enn et omfattende program dere ikke har kapasitet til. Velg noe dere selv har lyst til å være med på, bruk lokallagets midler innenfor gjeldende rammer, og be om hjelp når dere trenger det.
Og finner dere en aktivitet som fungerer godt, gjør den gjerne igjen.
Vanlige spørsmål
Kan noen utenfor styret arrangere en aktivitet?
Holder det med én aktivitet i året?
Kan flere lokallag arrangere noe digitalt sammen?
Må alle aktiviteter koste penger?
Må foresatte delta?
Hva gjør vi hvis vi vil ta egenandel?
Hva om vi ikke vet hva vi skal arrangere?
Har dere en idé?
Ikke vent til alle detaljer er perfekte. Send inn det dere vet, så finner vi ut av resten sammen.
Be Eureka sentralt om hjelp →