Økonomi og utlegg
Lokallagets penger skal komme medlemmene til gode. Dere bestemmer hva midlene skal brukes til innenfor gjeldende rammer – uten å måtte bruke frivilligtiden på unødvendig administrasjon.
Hovedregelen er enkel
Lokallagsstyret bestemmer hvordan lokallagets tildelte midler skal brukes, innenfor gjeldende vedtekter, tilskuddsregler og tilgjengelig budsjett.
Eureka sentralt kan ta seg av regnskap, fakturaer, utlegg og betalinger. At økonomien håndteres sentralt, betyr ikke at lokallaget mister råderetten over sine tildelte midler.
To måter å organisere økonomien på
Eureka legger til rette for at lokallagene kan velge en enkel løsning med sentral økonomihåndtering. Noen lokallag har allerede egen bankkonto og ønsker å fortsette med det.
1. Eureka sentralt håndterer økonomien
Dere trenger verken egen bankkonto eller eget organisasjonsnummer for å bruke denne ordningen.
- Lokallagsstyret bestemmer hvilke aktiviteter og utgifter som skal prioriteres.
- Eureka sentralt håndterer fakturaer og utbetaling av godkjente utlegg.
- Regnskapsføringen skjer sentralt, med oversikt over lokallagets midler og forbruk.
- Dere slipper å etablere egen bankforbindelse og håndtere betalinger i nettbank.
Mindre administrasjon – samme lokale ansvar for hvordan midlene brukes.
2. Lokallaget har egen bankkonto
Lokallag som allerede har egen bankkonto, kan fortsette med en lokal betalingsflyt etter avtalte rutiner.
- Lokallaget håndterer betalinger fra egen konto.
- En lokal Fiken-bruker kan få oppgaver knyttet til fakturaer og utlegg.
- Regnskapet føres i Eurekas felles regnskapsløsning.
- Ordningen krever noe mer oppfølging fra lokale tillitsvalgte.
Er dere usikre på hvilken løsning som gjelder for dere? Kontakt sentralt.
Dere bestemmer
Lokallagsstyret prioriterer aktivitetene og disponerer tildelte midler innenfor gjeldende rammer.
Ta vare på bilagene
Utgifter dokumenteres med kvittering eller faktura. Ta gjerne bilde av kvitteringen med én gang.
Bruk midlene på aktivitet
Pengene skal bidra til møteplasser og tiltak for medlemmene, i tråd med vilkårene for midlene.
Medlemmer kan også ta initiativ til aktiviteter
Det er ikke nødvendig at et styremedlem organiserer alle arrangementene. Hvis en familie eller et annet medlem ønsker å arrangere noe for lokallagets medlemmer, kan styret vurdere aktiviteten og sette av midler til den.
Avtal gjerne et enkelt budsjett og hvem som er kontaktperson før dere bestiller noe. Eureka sentralt kan hjelpe med invitasjon, påmelding og den praktiske økonomihåndteringen.
Utgifter dekkes gjennom faktura eller refusjon av godkjente, dokumenterte utlegg – ikke ved at lokallagets budsjett overføres som et fritt beløp til en privatkonto.
Noen har lagt ut penger privat
Har du betalt for noe som er avtalt på vegne av lokallaget? Bruk samme utleggsskjema enten lokallaget har sentral økonomihåndtering eller egen bankkonto.
Ta vare på kvitteringen
Den må vise hva som ble kjøpt, dato og beløp. Ta gjerne et bilde med en gang.
Send inn utlegget
Bruk Eurekas utleggsskjema. Legg ved kvittering, velg riktig lokallag og beskriv kort hva kjøpet gjaldt.
Utlegget blir kontrollert og godkjent
En ansvarlig for lokallaget bekrefter at utgiften er avtalt, relevant og skal dekkes av lokallagets midler.
Du får beløpet refundert
Ved sentral økonomihåndtering ordner Eureka sentralt utbetalingen. Lokallag med egen Fiken-bruker får utlegget til lokal behandling etter avtalt rutine.
Skal du ha tilbake penger for et utlegg?
Bruk det digitale skjemaet og legg ved kvitteringen. Du trenger ikke sende den samme dokumentasjonen på e-post i tillegg.
Send inn utlegg →Lokallaget skal betale en faktura
For lokallag med sentral økonomihåndtering sendes fakturaen til Eureka. Avklar på forhånd at utgiften er godkjent og kan dekkes av lokallagets budsjett.
Be gjerne om EHF-faktura
Oppgi Eureka – foreningen for evnerike som mottaker og organisasjonsnummer 991 578 889. Be leverandøren merke fakturaen med lokallagets navn og gjerne aktiviteten den gjelder.
Hvis fakturaen kommer på e-post
Videresend fakturaen til Eurekas fakturaadresse, slik at den kan kontrolleres før den sendes videre til regnskapet. Opplys om hvilket lokallag og hvilken aktivitet den gjelder.
Kontroller at alt stemmer
Sjekk leverandør, beløp, aktivitet og at fakturaen hører til lokallaget. En ansvarlig må kunne bekrefte at den skal betales.
Eureka håndterer betalingen
Ved sentral økonomihåndtering sørger sentralt for videre regnskaps- og betalingsbehandling. Utgiften registreres på riktig lokallag.
Fakturainformasjon for sentral økonomihåndtering
Mottaker: Eureka – foreningen for evnerike
Organisasjonsnummer: 991 578 889
Foretrukket fakturaformat: EHF
Faktura på e-post:faktura@eurekaevnerik.no
Husk å opplyse hvilket lokallag fakturaen gjelder. Har lokallaget egen bankkonto, følger dere den rutinen som er avtalt for deres lag.
Har dere egen bankkonto og Fiken-tilgang?
Da vil fakturaer og utlegg normalt gå gjennom den lokale betalingsflyten. Det digitale utleggsskjemaet kan likevel brukes. Innsendte utlegg tilordnes lokallaget, slik at riktig Fiken-bruker kan behandle dem.
Får dere et utlegg til behandling i Fiken for første gang, kan dere kontakte Eureka sentralt. Vi kan vise hvordan dere går frem.
Vanlige spørsmål
Må vi registrere lokallaget i Brønnøysund eller opprette egen bankkonto?
Nei, ikke for å bruke Eurekas ordning med sentral økonomihåndtering. Lokallaget kan disponere egne tildelte midler innenfor vedtekter og tilskuddsregler, mens Eureka sentralt håndterer bank, regnskap og betalinger.
Mister vi råderetten over pengene når økonomien håndteres sentralt?
Nei. Lokallagsstyret bestemmer hvordan lagets midler skal prioriteres innenfor gjeldende rammer. Sentralt bistår med den administrative gjennomføringen.
Kan et medlem arrangere noe og få kostnadene dekket?
Ja, dersom lokallagsstyret har godkjent aktiviteten og budsjettet, og kostnadene er innenfor gjeldende regler. Bruk faktura eller det digitale utleggsskjemaet med kvitteringer.
Kan vi bruke midlene på en enkel sosial aktivitet?
Ja, når aktiviteten er relevant for lokallagets formål og vilkårene for midlene er oppfylt. Enkelte tilskudd, blant annet Frifond-midler, har egne krav til hva pengene kan brukes til. Spør sentralt før bestilling dersom dere er usikre.
Må vi kunne Fiken?
Ikke dersom Eureka sentralt håndterer økonomien. Lokallag med egen konto og lokal betalingsflyt kan ha en Fiken-bruker, men får veiledning ved behov.
Kan lokallagets budsjett overføres til en privatkonto?
Nei, ikke som et fritt beløp til privat disponering. Godkjente, dokumenterte utlegg kan derimot refunderes til personen som har betalt.
Hva gjør vi hvis vi mangler en kvittering?
Kontakt Eureka sentralt eller regnskapsfører. Ikke lag et erstatningsbilag på egen hånd før dere har avklart hvordan utgiften skal dokumenteres.
Kan vi ta egenandel på et arrangement?
Ja, det kan være aktuelt. Ta kontakt med sentralt på forhånd, så kan vi hjelpe med Checkin og en ryddig betalingsløsning.
Spør før dere bestiller hvis dere er usikre
Dere trenger ikke kunne alle regler om tilskudd og regnskap. Er dere usikre på om en utgift kan dekkes, eller hvordan den skal betales, hjelper vi dere gjerne å avklare det på forhånd.
Bruk tiden på aktivitetene – ikke regnskapet
Lokallaget skaper møteplassene. Eureka sentralt hjelper med administrasjonen. Har dere spørsmål om penger, fakturaer eller utlegg, ta kontakt.
Kontakt Eureka sentralt →